第29章 高效的管理（1 / 2）
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初夏的听雨轩，草木葱茏，绿意更深。庭院里，墨竹的菜园已是硕果累累，翠绿的黄瓜悬在架上，红艳的圣女果如宝石般点缀其间，药圃里的草药也长得郁郁葱葱。伴随着这份生机而来的，是听雨轩内部物资的日益增多。
产业丰厚的盈利，除了大部分投入再生产和上交侯府，留作听雨轩私库的银钱和物品也水涨船高。白芷掌管着独立的账目，尽心竭力，一笔笔开销、收入都记得清清楚楚。然而，问题却出在了实物的管理上。
库房原本只是存放些静姝的旧衣物、不常用的器皿以及一些份例物品，地方还算宽裕。可如今，随着静姝生活品质的提升和各项“奇思妙想”的落实，库房里的东西渐渐繁杂起来。
有林承泽和外面各处送来的各色节礼、赏赐；有静姝让达理从外面采买回来的各种稀奇古怪的原材料、工具；有青黛做女红、做手工积攒下的各式布料、丝线、填充物；有紫苏小厨房特意囤积的上等食材、调料；还有静姝自己“淘换”来的、或是“母亲遗泽”中的一些书籍、摆件……
这些东西起初只是分门别类大致堆放，白芷凭着好记性尚能应对。但东西一多，找起来就麻烦了。有时紫苏急需某种特定产地的香料，白芷和负责库房保管的一个小丫鬟要翻找半天；有时青黛想用一块特定的软缎，却记不清是收在哪个箱笼里；更别提那些零零碎碎的工具、材料，往往要用时才发现要么找不到，要么数量对不上。
这日，紫苏想为静姝尝试一道新点心，需要一种西域来的胡荽籽粉，白芷带着人在库房找了近半个时辰，才从一个角落里翻出所剩无几的一小包，险些耽误了时辰。
静姝得知后，并未责怪白芷。她知道，这不是白芷不尽心，而是管理方法需要升级了。传统的、依赖个人记忆和大致分类的库房管理方式，已经无法满足听雨轩如今高效运转的需求。
午后，静姝将白芷唤到了书房。
“白芷，近来库房事物是否觉得有些繁杂难理？”静姝开门见山地问道，语气温和。
白芷脸上露出一丝惭愧和困扰：“回小姐，是奴婢无能。东西愈发多了，虽尽力归置，但有时寻起东西来，确实……确实有些费时费力，恐耽误了小姐和各位姐姐的事。”
静姝摇摇头：“非你之过，是方法有待改进。我近日看书，想到两个或许能省些力气的法子，说与你听听。”
她让白芷铺开一张大的宣纸，自己则拿起炭笔。
“第一个法子，叫做‘画格记账’。”她一边说，一边在纸上画出横平竖直的线条，形成一个简单的表格。“你看，我们可以在纸上画出这样的格子。最上面一行，写上‘物品名称’、‘存放位置’、‘入库时间’、‘数量’、‘用途备注’。”
她指着一个个格子解释道：“比如，胡荽籽粉，我们就可在‘物品名称’下写上‘胡荽籽粉’，‘存放位置’写‘丙字号架三层左二箱’，‘数量’写‘三两’，‘备注’写‘西域来，紫苏专用’。每入库或出库一件东西，就在对应的格子里记录清楚。日后查起来，只需看这纸上的格子，便一目了然，无需再去库房漫无目的地翻找。”
白芷看着那清晰明了的表格，眼睛瞬间瞪大了！这……这法子简直太巧妙了！将所有信息规整在方寸之间，查询起来何止方便了十倍！
“第二个法子，是‘编号管理’。”静姝继续道，“我们将库房划分区域，比如按‘甲乙丙丁’编号，每个区域的架子也编号，架子的每一层、甚至每一个箱子都编上号。然后，给每一件重要的、或是需要经常取用的物品，也编上一个唯一的号码，这个号码就对应着它在‘画格记账’纸上的位置和它在库房中的具体位置。”
她怕白芷不理解，举例道：“比如，刚才说的胡荽籽粉，我们可以给它编号为‘CW-03-02-15’。‘C’代表食材类，‘W’代表调味品，‘03’代表丙字号架，‘02’代表三层，‘15’代表左起第二个箱子里的第十五号物品。这样，只要看到这个编号，我们就能立刻知道它是什么，在哪里，有多少。”
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